परिभाषा (Definition)
स्टेशन द्वारा किसी माह में लेखाबद्ध (Accounted) की गई ऐसी राशि, आय (Earnings) अथवा देयता (Liability), जो माह की समाप्ति तक वसूल (Realised), जमा (Remitted) अथवा समायोजित (Adjusted) नहीं की जा सकी हो तथा स्टेशन बैलेंस शीट में शेष (Closing Balance) के रूप में प्रदर्शित होती हो, उसे Station Outstanding (स्टेशन आउटस्टैंडिंग) कहा जाता है।
सरल शब्दों में –
Station Outstanding = Unrealised Earnings + Uncleared Liabilities
स्टेशन मास्टर/स्टेशन सुपरवाइजर इन मदों का सही लेखा रखने, उनकी नियमित समीक्षा करने तथा समयबद्ध निस्तारण (Timely Clearance) के लिए व्यक्तिगत रूप से उत्तरदायी होता है।
STATION OUTSTANDING की प्रमुख मदें
सामान्यतः निम्नलिखित मदें Station Outstanding में सम्मिलित होती हैं –
- Floating Cash (Imprest Cash)
- Cashier's Debit
- Admitted Error Sheet
- Not Admitted (Objected) Error Sheet
- To-Pay Freight Outstanding
- Consignment Outstanding
- Certified Overcharge Sheet Cases
- Unsold Publications/Departmental Forms
- Wharfage and Demurrage Outstanding
- Miscellaneous Recoverable Charges
1. FLOATING CASH (IMPREST CASH)
परिभाषा
स्टेशन को दैनिक नकद लेन-देन तथा छुट्टे पैसे उपलब्ध कराने के उद्देश्य से रेलवे प्रशासन द्वारा जो स्थायी कार्यशील नकद राशि प्रदान की जाती है, उसे Floating Cash अथवा Imprest Cash कहा जाता है।
उद्देश्य
- टिकट बिक्री में सुविधा
- छुट्टे पैसे उपलब्ध कराना
- दैनिक नकद लेन-देन सुचारु रखना
विशेषताएँ
(a) यह प्रशासन द्वारा स्वीकृत स्थायी राशि होती है।
(b) बिना सक्षम प्राधिकारी की अनुमति के इसमें परिवर्तन नहीं किया जा सकता।
(c) स्टेशन बंद होने अथवा राशि वापस लिए जाने तक यह बनी रहती है।
(d) यह वास्तविक वसूली योग्य Outstanding नहीं होती, बल्कि कार्यशील नकद (Working Cash) होती है।
2. CASHIER'S DEBIT
परिभाषा
जब स्टेशन द्वारा भेजी गई नकदी में कमी (Short Remittance), फटे नोट, अमान्य सिक्के अथवा अन्य नकद अनियमितता पाई जाती है, तब Cash Office द्वारा जारी डेबिट को Cashier's Debit कहा जाता है।
डेबिट के प्रमुख कारण
- Short Remittance
- Torn Notes
- Soiled Notes
- Defaced Coins
- Cash Remittance Error
निस्तारण
- जिम्मेदार कर्मचारी की पहचान की जाए।
- कमी की राशि जमा कराई जाए।
- दोषपूर्ण मुद्रा बदली जाए।
- डेबिट का शीघ्र निस्तारण किया जाए।
3. ADMITTED ERROR SHEET
परिभाषा
Accounts Office द्वारा रिकॉर्ड की जाँच के दौरान यदि किसी प्रकार की वित्तीय त्रुटि, कम वसूली (Undercharge), गलत लेखांकन (Short Accountal) अथवा रेलवे को वित्तीय हानि पाई जाती है, तो Error Sheet जारी की जाती है।
जब स्टेशन उस डेबिट को स्वीकार कर लेता है, तो उसे Admitted Error Sheet कहा जाता है।
Error Sheet के सामान्य कारण
- Freight Undercharge
- Parcel Undercharge
- Ticketing Error
- Wrong Classification
- Short Accountal
निस्तारण
(i) Cash Recovery
जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा नकद भुगतान।
(ii) Salary Recovery
वेतन से वसूली।
(iii) Installment Recovery
किस्तों में वसूली।
(iv) Write Off
सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति से।
महत्वपूर्ण
सभी कार्यवाहियाँ Error Sheet Register में दर्ज की जानी चाहिए।
4. NOT ADMITTED (OBJECTED) ERROR SHEET
परिभाषा
यदि स्टेशन Accounts Office द्वारा लगाए गए डेबिट को सही नहीं मानता और उसके समर्थन में कारण प्रस्तुत करता है, तो वह Not Admitted Error Sheet कहलाती है।
प्रक्रिया
- Error Sheet पर "NOT ADMITTED" अंकित किया जाता है।
- पूर्ण स्पष्टीकरण दिया जाता है।
- संबंधित दस्तावेज संलग्न किए जाते हैं।
निस्तारण
(i) Credit Advice द्वारा
यदि Accounts Office स्टेशन का स्पष्टीकरण स्वीकार कर ले तो Credit Advice जारी कर डेबिट समाप्त कर देता है।
(ii) Records Verification
दस्तावेजों की पुनः जाँच की जाती है।
(iii) Subsequent Admission
यदि स्पष्टीकरण अस्वीकार हो जाए तो डेबिट स्वीकार कर वसूली की जाती है।
5. TO-PAY FREIGHT OUTSTANDING
परिभाषा
ऐसी To-Pay Consignment जिसके विरुद्ध मालभाड़ा अभी तक वसूल नहीं हुआ है, To-Pay Freight Outstanding कहलाती है।
कारण
- Consignment Delivered नहीं हुई।
- Consignee उपस्थित नहीं हुआ।
- Rebooking Case लंबित है।
- Diversion Case लंबित है।
निस्तारण
(a) Freight Collection
(b) Rebooking
(c) Diversion
(d) Auction
(e) Disposal under Rules
6. CONSIGNMENT ON HAND OUTSTANDING
जब Consignment स्टेशन पर उपलब्ध हो लेकिन Delivery न ली गई हो, तब Freight Outstanding उत्पन्न होता है।
निस्तारण
- Arrival Notice जारी करना।
- Delivery देना।
- Freight एवं अन्य Charges वसूल करना।
- Rebooking अथवा Diversion करना।
- आवश्यक होने पर Auction करना।
7. CONSIGNMENT NOT RECEIVED CASE
कभी-कभी Invoice प्राप्त हो जाती है परन्तु संबंधित माल स्टेशन तक नहीं पहुँचता।
ऐसी स्थिति में Outstanding उत्पन्न होता है।
निस्तारण
- Forwarding Station से संपर्क।
- Via Station से जानकारी।
- Booking Details Verification।
- Certified Overcharge Sheet तैयार करना।
- Credit प्राप्त कर Outstanding समाप्त करना।
परिभाषा
जब किसी Outstanding Debit का समायोजन अन्य स्टेशन या अन्य लेखा मद के माध्यम से किया जाता है, तो उसके लिए Certified Overcharge Sheet तैयार की जाती है।
उपयोग
- Consignment Not Received
- Wrong Debit
- Freight Adjustment
- Accounting Correction
महत्व
Certified Overcharge Sheet Outstanding Clearance का एक महत्वपूर्ण दस्तावेज है।
9. UNSOLD PUBLICATIONS AND FORMS
स्टेशनों को बिक्री अथवा उपयोग हेतु उपलब्ध कराई गई प्रकाशन सामग्री, Commercial Forms अथवा अन्य मुद्रित दस्तावेज यदि अप्रयुक्त अथवा अविक्रित रह जाएँ तो उनकी कीमत Outstanding में प्रदर्शित की जा सकती है।
निस्तारण
- विभाग को वापसी
- Stock Statement
- Credit Advice
- Adjustment in Balance Sheet
10. WHARFAGE AND DEMURRAGE OUTSTANDING
Wharfage
माल को निर्धारित Free Time के बाद स्टेशन परिसर में रखने पर लगाया गया शुल्क।
Demurrage
वागन को निर्धारित समय से अधिक रोकने पर लगाया गया शुल्क।
निस्तारण
- Collection from Party
- Waiver by Competent Authority
- Credit Adjustment
- Accounts Settlement
11. MISCELLANEOUS OUTSTANDING ITEMS
इनमें सामान्यतः निम्न मदें सम्मिलित होती हैं –
- Rent
- License Fee
- Water Charges
- Electricity Charges
- Crane Charges
- Siding Charges
- Miscellaneous Recoveries
निस्तारण
- Demand Notice
- Recovery
- Adjustment
- Write Off (जहाँ अनुमत हो)
STATION BALANCE SHEET AND OUTSTANDING
स्टेशन द्वारा प्राप्त समस्त राशि Balance Sheet के Debit Side में प्रदर्शित की जाती है जबकि Chief Cashier को भेजी गई राशि Credit Side में दर्शाई जाती है।
माह के अंत में जो राशि शेष रह जाती है और जिसका समायोजन नहीं हुआ होता, वही Station Outstanding कहलाती है।
STATION MASTER'S RESPONSIBILITY
स्टेशन मास्टर की प्रमुख जिम्मेदारियाँ –
- Outstanding Register का रख-रखाव।
- Monthly Review।
- Old Outstanding की निगरानी।
- Recovery Action।
- Accounts Office से समन्वय।
- Audit Objections का उत्तर।
- Outstanding का शीघ्र निस्तारण।
LDCE EXAM IMPORTANT FACTS
One Line Questions
Q. Station Outstanding क्या है?
Ans. Unrealised Earnings and Uncleared Liabilities.
Q. Cashier's Debit कौन जारी करता है?
Ans. Chief Cashier.
Q. Error Sheet कौन जारी करता है?
Ans. Accounts Office.
Q. Not Admitted Error Sheet का प्रमुख निस्तारण क्या है?
Ans. Credit Advice.
Q. Consignment Not Received Case में कौन सा दस्तावेज उपयोग किया जाता है?
Ans. Certified Overcharge Sheet.
Q. Station Outstanding के लिए कौन उत्तरदायी है?
Ans. Station Master / Station Supervisor.
Golden Definition
"Station Outstanding means the amount accounted for but not realised, remitted or adjusted up to the end of the accounting period."
