परिभाषा (Definition)
जब निविदा (Tender) आम जनता से व्यापक प्रतिस्पर्धा (Wide Competition) प्राप्त करने के उद्देश्य से सार्वजनिक विज्ञापन (Public Advertisement) द्वारा आमंत्रित की जाती है, तो उसे Open Tender (ओपन टेंडर) कहा जाता है।
यह निविदा आमंत्रण की सबसे खुली (Open), पारदर्शी (Transparent) तथा प्रतिस्पर्धात्मक (Competitive) प्रणाली मानी जाती है, जिसमें पात्रता शर्तों को पूरा करने वाला कोई भी इच्छुक आपूर्तिकर्ता (Supplier), ठेकेदार (Contractor) अथवा फर्म भाग ले सकती है।
उद्देश्य (Objective)
Open Tender प्रणाली का मुख्य उद्देश्य है—
अधिकतम प्रतिस्पर्धा प्राप्त करना।
सभी पात्र फर्मों को समान अवसर प्रदान करना।
पारदर्शिता सुनिश्चित करना।
रेलवे/सरकार के लिए सर्वाधिक लाभकारी दर (Competitive Rate) प्राप्त करना।
खरीद प्रक्रिया में निष्पक्षता बनाए रखना।
Open Tender की प्रमुख विशेषताएँ
1. सार्वजनिक विज्ञापन
निविदा सूचना को व्यापक प्रचार माध्यमों के द्वारा प्रकाशित किया जाता है, जैसे—
E-Procurement Portal (IREPS)
सरकारी निविदा पोर्टल
रेलवे वेबसाइट
समाचार पत्र (जहाँ आवश्यक हो)
2. खुली प्रतिस्पर्धा
कोई भी पात्र एवं योग्य फर्म निर्धारित शर्तों के अनुसार निविदा प्रस्तुत कर सकती है।
3. पारदर्शिता
निविदा प्रक्रिया पूर्णतः पारदर्शी होती है तथा सभी बोलीदाताओं (Bidders) को समान अवसर प्रदान किया जाता है।
4. प्रतिस्पर्धात्मक दरें
अधिक संख्या में निविदाएँ प्राप्त होने से रेलवे को प्रतिस्पर्धात्मक एवं उचित दरें प्राप्त होती हैं।
Open Tender कब अपनाया जाता है?
सामान्यतः उच्च मूल्य (High Value) की खरीद, कार्य (Works) अथवा सेवाओं (Services) के मामलों में Open Tender प्रणाली अपनाई जाती है।
वर्तमान रेलवे एवं सरकारी खरीद प्रणाली में Open Tender का उपयोग संबंधित Railway Board, Stores Code, Works Manual तथा General Financial Rules (GFR) के प्रावधानों के अनुसार किया जाता है।
Open Tender की प्रक्रिया
चरण 1 – Tender Notice जारी करना
निविदा सूचना जारी की जाती है तथा उसे सार्वजनिक रूप से प्रकाशित किया जाता है।
चरण 2 – Bid Submission
इच्छुक फर्में निर्धारित समय सीमा के भीतर अपनी बोली प्रस्तुत करती हैं।
चरण 3 – Tender Opening
निर्धारित तिथि एवं समय पर निविदाएँ खोली जाती हैं।
चरण 4 – Evaluation
तकनीकी एवं वित्तीय मूल्यांकन किया जाता है।
चरण 5 – Acceptance
उपयुक्त एवं उत्तरदायी (Responsive) बोलीदाता का चयन किया जाता है।
चरण 6 – Contract Award
सफल बोलीदाता को Purchase Order / Letter of Acceptance जारी किया जाता है।
Open Tender के लाभ
अधिक प्रतिस्पर्धा।
पारदर्शिता।
भ्रष्टाचार की संभावना कम।
बेहतर गुणवत्ता एवं दर।
सभी पात्र फर्मों को अवसर।
Open Tender की सीमाएँ
प्रक्रिया में अधिक समय लग सकता है।
बड़ी संख्या में निविदाओं की जाँच करनी पड़ती है।
प्रशासनिक कार्यभार अधिक होता है।
अत्यावश्यक खरीद में उपयुक्त नहीं।
LDCE EXAM IMPORTANT POINTS
One Line Definition
Open Tender is a system of inviting tenders through public advertisement to obtain maximum competition and transparency.
Important Facts
✓ Open Tender सबसे अधिक प्रतिस्पर्धात्मक निविदा प्रणाली है।
✓ इसमें सभी पात्र फर्मों को भाग लेने का अवसर मिलता है।
✓ सार्वजनिक विज्ञापन इसकी मुख्य विशेषता है।
✓ पारदर्शिता एवं निष्पक्षता सुनिश्चित करने हेतु इसका व्यापक उपयोग किया जाता है।
Exam Question
Q. Which tender system provides the widest competition?
Ans. Open Tender System
Q. What is the main objective of Open Tender?
Ans. To ensure maximum competition, transparency and fair procurement.
OPEN TENDER
Definition
Open Tender is a system of inviting tenders through public advertisement in the most open, transparent and competitive manner possible. Under this system, any eligible supplier, contractor or firm fulfilling the prescribed conditions is permitted to participate in the tender process.
It is the most widely used method of procurement for obtaining maximum competition and ensuring fairness in public purchasing.
Objectives of Open Tender
The main objectives of the Open Tender system are:
To obtain maximum competition.
To ensure transparency in procurement.
To provide equal opportunity to all eligible firms.
To achieve value for money.
To promote fairness and accountability in public procurement.
Salient Features of Open Tender
1. Public Advertisement
Tender notices are published through appropriate public platforms such as:
E-Procurement Portals
Railway E-Procurement System (IREPS)
Government Tender Portals
Official Websites
Newspapers (where required)
2. Open Competition
All eligible and qualified firms are allowed to participate in the tender process.
3. Transparency
The entire tendering process is conducted in a transparent manner, ensuring equal treatment to all bidders.
4. Competitive Pricing
Since a large number of firms can participate, the purchaser is likely to obtain competitive and economical rates.
5. Fair Procurement
Open Tender minimizes favoritism and promotes fair and impartial procurement practices.
When is Open Tender Used?
Open Tender is generally adopted for high-value procurement of goods, works and services where wide competition is desirable.
The adoption of Open Tender is governed by the provisions of the applicable Railway Board instructions, Stores Code, Works Manual and General Financial Rules (GFR), as amended from time to time.
Procedure of Open Tender
Step 1 – Issue of Tender Notice
A detailed tender notice is prepared and published through approved media.
Step 2 – Submission of Bids
Interested firms submit their bids within the prescribed time limit.
Step 3 – Opening of Tenders
The bids are opened on the scheduled date and time in accordance with the prescribed procedure.
Step 4 – Evaluation of Bids
Technical and financial evaluation of the bids is carried out.
Step 5 – Selection of Bidder
The lowest responsive bidder or the most advantageous bidder, as per the tender conditions, is selected.
Step 6 – Award of Contract
Purchase Order, Acceptance Letter or Contract Agreement is issued to the successful bidder.
Advantages of Open Tender
Ensures maximum competition.
Provides transparency in procurement.
Reduces the possibility of favoritism.
Helps obtain competitive rates.
Offers equal opportunity to all eligible firms.
Enhances public confidence in the procurement process.
Limitations of Open Tender
The process may be time-consuming.
Evaluation of a large number of bids requires more effort.
Administrative workload is comparatively higher.
Not suitable for emergency or urgent purchases.
Responsibilities of Tender Inviting Authority
The Tender Inviting Authority should ensure:
Wide publicity of the tender notice.
Clear and unambiguous tender conditions.
Fair and transparent evaluation.
Compliance with applicable procurement rules.
Proper documentation of all proceedings.
LDCE EXAM IMPORTANT FACTS
One-Line Definition
Open Tender is a system of procurement in which tenders are invited through public advertisement to obtain maximum competition and transparency.
Important Points
✓ Open Tender is the most transparent form of tendering.
✓ It provides equal opportunity to all eligible firms.
✓ Public advertisement is the essential feature of an Open Tender.
✓ It is generally adopted where wide competition is required.
✓ It promotes economy, fairness and accountability in procurement.
Frequently Asked Examination Questions
Q. Which tender system provides the widest competition?
Ans. Open Tender System.
Q. What is the main objective of Open Tender?
Ans. To ensure maximum competition, transparency and fair procurement.
Q. What is the most important feature of Open Tender?
Ans. Invitation of tenders through public advertisement.
Q. Why is Open Tender preferred in public procurement?
Ans. Because it ensures transparency, fairness and competitive pricing.
