भारतीय रेल में भण्डार (Stores) की खरीद (Procurement) एक महत्वपूर्ण वित्तीय एवं प्रशासनिक गतिविधि है। सार्वजनिक धन (Public Money) के सर्वोत्तम उपयोग, पारदर्शिता (Transparency), प्रतिस्पर्धा (Competition), निष्पक्षता (Fairness) तथा वित्तीय औचित्य (Financial Propriety) सुनिश्चित करने के लिए भण्डार सामग्री की खरीद सामान्यतः निविदा प्रणाली (Tender System) के माध्यम से की जाती है।
भारतीय रेल में निविदा प्रक्रिया का संचालन मुख्यतः रेलवे स्टोर्स कोड (Indian Railway Stores Code), सामान्य वित्तीय नियम (General Financial Rules – GFR 2017), रेलवे बोर्ड के समय-समय पर जारी निर्देशों तथा खरीद संबंधी नीतियों के अनुसार किया जाता है।
वर्तमान व्यवस्था में निविदाओं का उद्देश्य केवल न्यूनतम दर (Lowest Rate) प्राप्त करना नहीं है, बल्कि उपयुक्त गुणवत्ता (Quality), समय पर आपूर्ति (Timely Delivery), विश्वसनीय स्रोत (Reliable Source) तथा जीवन-चक्र लागत (Life Cycle Cost) को ध्यान में रखते हुए सर्वाधिक लाभकारी प्रस्ताव (Most Advantageous Bid) का चयन करना है।)
भण्डार निविदा (Stores Tender) क्या है?
जब रेलवे प्रशासन किसी सामग्री, उपकरण, मशीनरी, स्पेयर पार्ट्स या अन्य भण्डार वस्तुओं की खरीद हेतु संभावित आपूर्तिकर्ताओं (Suppliers) से प्रतिस्पर्धात्मक प्रस्ताव (Competitive Bids) आमंत्रित करता है, तो इस प्रक्रिया को भण्डार निविदा (Stores Tender) कहा जाता है।
निविदा प्रणाली के प्रमुख उद्देश्य हैं—
- प्रतिस्पर्धा (Competition) को बढ़ावा देना।
- उचित मूल्य (Reasonable Price) प्राप्त करना।
- गुणवत्ता (Quality Assurance) सुनिश्चित करना।
- पारदर्शिता (Transparency) बनाए रखना।
- भ्रष्टाचार एवं पक्षपात (Favoritism) को रोकना।
- सार्वजनिक धन का संरक्षण (Protection of Public Funds) करना।
भण्डार निविदाओं के प्रकार (Types of Stores Tenders)
1. खुली निविदा (Open Tender)
परिचय
जब निविदा सूचना (Tender Notice) को सार्वजनिक रूप से प्रकाशित कर सभी इच्छुक एवं पात्र फर्मों से प्रस्ताव आमंत्रित किए जाते हैं, तो उसे खुली निविदा (Open Tender) कहा जाता है।
प्रमुख विशेषताएँ
- व्यापक प्रतिस्पर्धा (Wide Competition) उपलब्ध होती है।
- कोई भी पात्र फर्म भाग ले सकती है।
- ई-प्रोक्योरमेंट (E-Procurement) पोर्टल पर प्रकाशित की जाती है।
- पारदर्शिता का सर्वोच्च स्तर होता है।
- सामान्यतः उच्च मूल्य की खरीद में उपयोग।
लाभ
- अधिक प्रतिस्पर्धा।
- बेहतर मूल्य प्राप्त होने की संभावना।
- निष्पक्षता एवं पारदर्शिता।
सीमाएँ
- प्रक्रिया अपेक्षाकृत लंबी।
- मूल्यांकन कार्य अधिक जटिल।
2. सीमित निविदा (Limited Tender)
परिचय
जब निविदा केवल पंजीकृत (Registered) अथवा अनुमोदित (Approved) विक्रेताओं को भेजी जाती है और सार्वजनिक विज्ञापन नहीं किया जाता, तब उसे सीमित निविदा (Limited Tender) कहा जाता है।
वर्तमान नियमों के अनुसार
GFR-2017 के अनुसार सीमित निविदा सामान्यतः कम मूल्य की खरीद अथवा ऐसे मामलों में अपनाई जाती है जहाँ पर्याप्त संख्या में विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता उपलब्ध हों।
प्रमुख विशेषताएँ
- सीमित संख्या की फर्मों को आमंत्रण।
- कम समय में खरीद प्रक्रिया पूर्ण।
- सामान्यतः कम से कम तीन या अधिक प्रतिस्पर्धी प्रस्ताव प्राप्त करने का प्रयास।
उपयोग
- नियमित उपयोग की सामग्री।
- त्वरित आवश्यकता।
- मानक एवं उपलब्ध वस्तुएँ।
3. एकल निविदा (Single Tender)
परिचय
जब केवल एक ही स्रोत (Single Source) से प्रस्ताव प्राप्त किया जाता है या एक ही फर्म को निविदा भेजी जाती है, तो उसे एकल निविदा (Single Tender) कहा जाता है।
किन परिस्थितियों में स्वीकार्य
(क) स्वामित्वाधिकार स्रोत (Proprietary Article)
जब वस्तु केवल एक निर्माता द्वारा बनाई जाती हो।
(ख) मानकीकरण (Standardisation)
जब किसी मशीन/सिस्टम के लिए केवल मूल निर्माता (OEM) का स्पेयर पार्ट आवश्यक हो।
(ग) आपातकाल (Emergency)
रेल परिचालन (Train Operations) प्रभावित होने की स्थिति।
सावधानियाँ
- उचित औचित्य (Reasoned Justification) अनिवार्य।
- सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति आवश्यक।
- वित्तीय सलाह (Finance Concurrence) जहाँ लागू हो।
ऑडिट दृष्टिकोण
एकल निविदा सदैव ऑडिट एवं सतर्कता (Vigilance) की दृष्टि से संवेदनशील मानी जाती है।
4. वैश्विक निविदा (Global Tender / Global Tender Enquiry)
परिचय
जब सामग्री, मशीनरी या तकनीक के आपूर्तिकर्ता भारत के बाहर भी उपलब्ध हों तथा अंतरराष्ट्रीय स्तर पर प्रतिस्पर्धा प्राप्त करना आवश्यक हो, तब वैश्विक निविदा (Global Tender) जारी की जाती है।
प्रमुख विशेषताएँ
- अंतरराष्ट्रीय प्रतिस्पर्धा।
- विदेशी एवं भारतीय दोनों फर्मों की भागीदारी।
- उच्च तकनीकी उपकरणों की खरीद में उपयोग।
- विदेशी मुद्रा (Foreign Exchange) प्रभाव का मूल्यांकन।
उपयोग
- उच्च तकनीकी मशीनरी।
- विशेष रेलवे उपकरण।
- उन्नत सिग्नलिंग एवं दूरसंचार प्रणाली।
- उत्पादन इकाइयों की विशेष आवश्यकताएँ।
मूल्यांकन
- तकनीकी मूल्यांकन (Technical Evaluation)
- वाणिज्यिक मूल्यांकन (Commercial Evaluation)
- विनिमय दर प्रभाव (Exchange Rate Impact)
- आयात शुल्क (Custom Duty)
- जीवन-चक्र लागत (Life Cycle Cost)
निविदाओं की तुलनात्मक सारणी
| आधार | खुली निविदा | सीमित निविदा | एकल निविदा | वैश्विक निविदा |
|---|---|---|---|---|
| प्रतिस्पर्धा | सर्वाधिक | सीमित | नहीं के बराबर | अंतरराष्ट्रीय |
| विज्ञापन | सार्वजनिक | नहीं | नहीं | वैश्विक स्तर |
| भागीदारी | सभी पात्र फर्में | चयनित फर्में | एक फर्म | देशी एवं विदेशी |
| पारदर्शिता | उच्चतम | मध्यम | न्यूनतम | उच्च |
| समय | अधिक | कम | न्यूनतम | अपेक्षाकृत अधिक |
| उपयोग | सामान्य खरीद | त्वरित/कम मूल्य खरीद | Proprietary/Emergency | विशेष तकनीकी खरीद |
परीक्षा हेतु महत्वपूर्ण बिंदु (Important Examination Points)
- खुली निविदा (Open Tender) प्रतिस्पर्धा का सर्वोत्तम माध्यम है।
- सीमित निविदा (Limited Tender) में केवल चयनित फर्मों को आमंत्रित किया जाता है।
- एकल निविदा (Single Tender) केवल औचित्यपूर्ण परिस्थितियों में स्वीकार्य है।
- Proprietary Article खरीद सामान्यतः Single Tender के अंतर्गत की जाती है।
- Global Tender में विदेशी आपूर्तिकर्ता भी भाग ले सकते हैं।
- GFR-2017 प्रतिस्पर्धी खरीद (Competitive Procurement) को प्राथमिकता देता है।
- रेलवे में अधिकांश निविदाएँ ई-टेंडरिंग (E-Tendering) प्रणाली से जारी की जाती हैं।
- Single Tender Vigilance एवं Audit के दृष्टिकोण से संवेदनशील है।
- Tender Committee का गठन निर्धारित मूल्य सीमा के अनुसार किया जाता है।
- Lowest Tender (L-1) हमेशा स्वीकार करना अनिवार्य नहीं है; Tender को Responsive एवं Technically Suitable होना चाहिए।
एक पंक्ति प्रश्नोत्तर (One-Line Questions & Answers)
Model Answers for Short Notes
1. खुली निविदा (Open Tender)
खुली निविदा भारतीय रेल में सर्वाधिक पारदर्शी एवं प्रतिस्पर्धात्मक खरीद प्रणाली है। इसमें निविदा सूचना सार्वजनिक रूप से प्रकाशित की जाती है तथा सभी पात्र फर्मों को भाग लेने का अवसर दिया जाता है। इसका उद्देश्य अधिकतम प्रतिस्पर्धा प्राप्त कर रेलवे को उचित मूल्य एवं गुणवत्तापूर्ण सामग्री उपलब्ध कराना है। वर्तमान समय में अधिकांश खुली निविदाएँ ई-टेंडरिंग प्रणाली के माध्यम से जारी की जाती हैं। यह प्रणाली भ्रष्टाचार की संभावना कम करती है तथा सार्वजनिक धन के सर्वोत्तम उपयोग को सुनिश्चित करती है। उच्च मूल्य की खरीद में सामान्यतः इसी प्रणाली को प्राथमिकता दी जाती है।
2. सीमित निविदा (Limited Tender)
सीमित निविदा ऐसी प्रणाली है जिसमें निविदा केवल चयनित या अनुमोदित विक्रेताओं को भेजी जाती है। इसका उपयोग उन परिस्थितियों में किया जाता है जहाँ समय की बचत आवश्यक हो तथा पर्याप्त विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता उपलब्ध हों। इस प्रणाली में प्रतिस्पर्धा सीमित होती है, किन्तु खरीद प्रक्रिया अपेक्षाकृत शीघ्र पूरी हो जाती है। रेलवे प्रशासन को पर्याप्त संख्या में प्रतिस्पर्धी प्रस्ताव प्राप्त करने का प्रयास करना चाहिए।
3. एकल निविदा (Single Tender)
एकल निविदा में केवल एक ही फर्म से प्रस्ताव प्राप्त किया जाता है। यह सामान्य नियम नहीं बल्कि अपवाद (Exception) है। इसका उपयोग Proprietary Article, मानकीकरण या आपातकालीन परिस्थितियों में किया जाता है। इस प्रकार की खरीद के लिए विस्तृत औचित्य एवं सक्षम प्राधिकारी की स्वीकृति आवश्यक होती है। ऑडिट एवं सतर्कता विभाग इस प्रकार के मामलों की विशेष जांच करते हैं क्योंकि प्रतिस्पर्धा का अभाव रहता है।
4. वैश्विक निविदा (Global Tender)
वैश्विक निविदा अंतरराष्ट्रीय स्तर पर जारी की जाने वाली निविदा है। इसका उपयोग उन वस्तुओं या उपकरणों की खरीद में किया जाता है जिनके आपूर्तिकर्ता विदेशों में भी उपलब्ध हों। इस प्रणाली से रेलवे को वैश्विक प्रतिस्पर्धा प्राप्त होती है तथा उन्नत तकनीक तक पहुँच मिलती है। मूल्यांकन के समय विदेशी मुद्रा प्रभाव, आयात शुल्क तथा जीवन-चक्र लागत को भी ध्यान में रखा जाता है।
5. Tender Committee
Tender Committee निविदाओं के तकनीकी, वित्तीय एवं वाणिज्यिक मूल्यांकन हेतु गठित समिति होती है। यह समिति प्राप्त प्रस्तावों का विश्लेषण कर उपयुक्त फर्म की अनुशंसा करती है। उच्च मूल्य की निविदाओं में Tender Committee की भूमिका अत्यंत महत्वपूर्ण होती है क्योंकि यह पारदर्शिता, निष्पक्षता तथा वित्तीय औचित्य सुनिश्चित करती है।
What Examiner Expects in LDCE/Group-B Answer Sheet
- Stores Code एवं GFR का उल्लेख।
- Open, Limited, Single एवं Global Tender का स्पष्ट अंतर।
- Proprietary Article का संदर्भ।
- E-Tendering का उल्लेख।
- Financial Propriety की अवधारणा।
- Audit एवं Vigilance Angle।
- Competition एवं Transparency पर जोर।
- Tender Committee की भूमिका।
- L-1 एवं Responsive Tender की अवधारणा।
- रेलवे में व्यावहारिक उपयोग (Practical Railway Application)।
Procurement of stores in Indian Railways is governed by principles of economy, efficiency, transparency, fairness, and competition. Stores procurement is generally carried out through a tendering system in accordance with the Indian Railway Stores Code, GFR-2017, Railway Board instructions, and procurement policies.
The objective of tendering is not merely to obtain the lowest price but to ensure value for money, quality, timely delivery, and accountability in the use of public funds.
Types of Stores Tenders
1. Open Tender
Open Tender is a procurement method in which tender notices are publicly advertised and all eligible firms are allowed to participate.
Features
- Maximum competition
- High transparency
- Suitable for high-value procurement
- Widely used through e-tendering platforms
2. Limited Tender
In Limited Tender, bids are invited only from approved or registered firms without public advertisement.
Features
- Faster procurement
- Limited competition
- Suitable for routine and lower-value purchases
3. Single Tender
Single Tender involves procurement from only one source.
Used for
- Proprietary articles
- Standardization requirements
- Emergency situations
Single Tender is treated as an exception and requires proper justification and approval.
4. Global Tender
Global Tender is invited internationally when suppliers are available worldwide.
Features
- International competition
- Participation by foreign suppliers
- Suitable for high-technology equipment and specialized systems
Important Examination Points
- Open Tender provides maximum competition.
- Limited Tender is restricted to selected firms.
- Single Tender is an exception, not the rule.
- Proprietary purchases generally use Single Tender.
- Global Tender ensures international competition.
- GFR promotes competitive procurement.
- E-Tendering enhances transparency.
- Single Tender attracts audit and vigilance scrutiny.
- Tender Committee evaluates bids.
- Lowest bidder (L-1) is not automatically entitled to award unless technically and commercially responsive.
One-Line Questions & Answers
- What is the objective of tendering?To ensure transparent and competitive procurement.
- Who can participate in Open Tender?Any eligible bidder.
- Who are invited in Limited Tender?Approved or registered firms.
- When is Single Tender adopted?In proprietary or emergency situations.
- What is a Proprietary Article?An item available from only one manufacturer.
- What is the objective of Global Tender?To obtain international competition.
- What is e-tendering?Electronic tendering through online platforms.
- What is the role of Tender Committee?Evaluation and recommendation of bids.
- What is L-1?Lowest eligible bidder.
- Why is Single Tender sensitive?Due to absence of competition.
Short Notes Likely in Examination
- Open Tender
- Limited Tender
- Single Tender
- Global Tender
- Proprietary Article Certificate
- E-Tendering
- Tender Committee
- Competitive Procurement
- Financial Propriety
- Vigilance in Procurement
Model Answers for Short Notes
Open Tender
Open Tender is the most transparent and competitive method of procurement in Indian Railways. Under this system, tender notices are publicly advertised and all eligible firms are allowed to participate. It promotes competition, transparency, and value for money. Most railway procurements are now processed through e-tendering systems. Open Tender is generally preferred for high-value purchases and ensures compliance with principles of public accountability and financial propriety.
Limited Tender
Limited Tender involves inviting bids from a selected list of approved suppliers. It is adopted when adequate competition can be achieved from known vendors and where speedy procurement is required. Although competition is restricted, procurement is completed faster than through Open Tender.
Single Tender
Single Tender is procurement from a single source and is used only in exceptional circumstances such as proprietary items, standardization requirements, or emergencies. It requires proper justification, approval of competent authority, and is subject to close audit and vigilance scrutiny.
Global Tender
Global Tender is invited internationally for procurement of specialized items available from foreign suppliers. It provides access to advanced technology and wider competition. Evaluation includes customs duty, exchange rate impact, and life-cycle cost considerations.
Tender Committee
Tender Committee is constituted to evaluate technical, commercial, and financial aspects of bids and recommend the most suitable offer. It plays a vital role in ensuring transparency, fairness, and financial prudence in railway procurement.
What Examiner Expects in LDCE/Group-B Answer Sheet
- Reference to Stores Code and GFR.
- Clear distinction among Open, Limited, Single and Global Tenders.
- Mention of Proprietary Procurement.
- Role of E-Tendering.
- Financial Propriety principles.
- Audit and Vigilance aspects.
- Competitive procurement concept.
- Tender Committee functions.
- Responsive Bid and L-1 concept.
- Practical Railway application and current procurement practices.
